Definició
La convocatòria de reunió és l'escrit mitjançant el qual l'emissor demana al receptor que es presenti en un lloc i en una data determinats, perquè participi en una reunió que li és d'interès.
Quan vulguem redactar una convocatòria de reunió haurem d'incloure-hi necessàriament el nom de l'entitat convocant: la identificació de l'òrgan col·legiat i, si escau, una referència al caràcter de la reunió que distingeixi entre caràcter ordinari i caràcter extraordinari, i el dia, l'hora i el lloc de la reunió.
Haurem d'incloure-hi també l'ordre del dia, la signatura de qui convoca i la datació del document.
Hi són, en canvi, elements optatius la informació sobre l'autoritat i la disposició o l'acord que fixa la convocatòria, com també les notes a peu de pàgina, en les quals podem esmentar informació suplementària sobre les normes de procediment aplicables.
L'encapçalament
1. La identificació de l'organisme que convoca la reunió
Hem de tenir present que en la referència a l'adreça escriurem la inicial del primer mot en majúscula ja que estarà situada a principi de línia. Així mateix, és recomanable esmentar la comarca al costat del codi postal i el municipi, tenint en compte el que estableix la Llei 6/1987, de 4 d'abril (DOGC núm. 827, de 10-04-1987), sobre l'organització comarcal de Catalunya. Cal recordar que el nom de les comarques no porta mai article en els encapçalaments.
2. La destinació
Caldrà escriure sempre en minúscula els càrrecs que figurin a l'adreça, llevat que apareguin encapçalats per algun tractament honorífic o siguin el primer mot de la línia.
En cas que no coneguéssim el sexe de la persona a qui destinem la convocatòria, és recomanable usar alhora les dues formes corresponents a tots dos gèneres (senyor/senyora) recordant, però, que aquest fet porta implícita la concordança de tots els elements que afectin el destinatari.
En general és preferible usar mots abstractes (presidència, direcció general) per referir-se al càrrec o a les unitats de destinació i fer-ho sempre en minúscula. Així mateix, us recordem que, si l'escrit s'adreça a un organisme oficial o a un funcionari, caldrà indicar-hi sempre el càrrec o la dependència de destinació.
3. Títols i protocol
Com a norma general, és recomanable seguir el costum europeu d'usar el tractament senyor o senyora si no coneixem el tractament específic que s'hi escau.
Tractaments personals
Per a qui redacta el text usarem la primera persona.
Per a qui rep el text és preferible usar la forma vós, que és més genuïna del llenguatge administratiu català i que, a més, elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe, a la forma vostè, més pròpia del castellà i que no evita la discriminació.
Majúscules i minúscules
Cal usar la majúscula només per remarcar i donar importància al text ja que un ús abusiu pot atenuar-ne el valor, per això, us recordem que els noms dels càrrecs no s'escriuen en majúscula llevat que siguin precedits per un tractament protocol·lari.
Altrament, és obligat usar la majúscula en la inicial de paràgraf i en els noms de les unitats administratives; pel que fa a les abreviatures, cal dir que en general s'escriuen en minúscula llevat de determinats casos que trobareu recollits al final d'aquest llibre.
El peu de pàgina
En el peu de pàgina inclourem el càrrec de qui el signa, la signatura, el nom i els cognoms i la datació. Podem incloure-hi potestativament la fórmula de comiat.
<COMIAT>
<CÀRREC>
(signatura)
<NOM I COGNOMS>
<LLOC I DATA>
En la datació cal sempre:
a/ escriure els noms dels mesos en minúscula,
b/ escriure el número de l'any sense punt entremig,
c/ eliminar la preposició a davant de la
referència
de la data.
Estil
1. Cal usar el gerundi només per expressar la simultaneïtat de les accions i procurar no abusar de formes substantivades ja que el llenguatge administratiu català prefereix l'ús de formes personals i actives dels verbs.
2. Com a norma general, evitarem utilitzar frases en passiva, ja que sovint despersonalitzen l'expressió i dificulten la comprensió del text, i usarem frases en activa.
3. Són d'ús obligat les fórmules que obren i tanquen l'ordre del dia:
Torn obert de paraules
Lectura i aprovació de l'acta de la
reunió anterior
4. Hi ha dues fórmules relatives a l'autoritat que fa la convocatòria.
opció b. Com a
president/presidenta de <ORGANISME> us convoco
opció a. Per encàrrec
(o indicació) del president/de la presidenta,
us convoco
ESTRUCTURA DE LA CONVOCATÒRIA DE REUNIÓ
1. Identificació de l'organisme convocant
1.1. Nom
1.2. Adreça
2. Destinació
2.1. Tractament i nom
2.2. Adreça (si la persona convocada hi assisteix pel
càrrec que té, caldrà indicar-lo; si no, la tractarem
de senyor o senyora)
3. Salutació
4. Identificació de la reunió
4.1. Nom de l'òrgan
col·legiat que es reuneix
4.2. Autoritat que
la fixa, amb la fórmula següent:
opció a/ Per
encàrrec (o indicació) del president/de la presidenta,
us convoco
opció b/ Com
a president/presidenta de <ORGANISME> us
convoco
4.3. Caràcter de la
reunió
4.4. Dia, hora i lloc de la
reunió
5. Ordre del dia
5.1. Fórmula: Lectura
i aprovació de l'acta de la reunió anterior
5.2. Fórmula: Torn obert de paraules
6. Peu
6.1. Comiat
6.2. Càrrec
6.3.
Signatura
6.4. Nom i cognoms
6.5.
Datació
6.6. Informació ocasional
MODEL DE CONVOCATÒRIA DE REUNIÓ
<NOM DE L'ORGANISME CONVOCANT>
<ADREÇA>
<NOM I COGNOMS DEL DESTINATARI>
<ADREÇA>
<CP> <MUNICIPI>
(<COMARCA>)
Senyor/a,
Per encàrrec del president/ de la presidenta de <NOM DE L'ORGANISME CONVOCANT> us convoco a la reunió <CARÀCTER> que tindrà lloc a <LOCAL>, el dia <DIA> a les <HORA> hores.
ORDRE DEL DIA
1.
Lectura i aprovació de l'acta de la reunió
anterior
2. . . .
3. . .
.
4. Torn obert de paraules
<COMIAT>
<CÀRREC> de <NOM DE L'ORGANISME CONVOCANT>
(signatura)
<NOMS I COGNOMS>
<MUNICIPI>, <DIA> de <MES> de <ANY>
EXEMPLE DE CONVOCATÒRIA DE REUNIÓ
Sr. Francesc Vila i Trabal Senyor, Per encàrrec del
president d'ACERSA us convoco a la reunió ordinària
que tindrà lloc als locals de l'empresa, el dia 10 de juny
a les 10.00 h. ORDRE DEL
DIA Ben atentament, La secretària
d'ACERSA (signatura) Gemma Clara i Sants Barcelona, 28 de maig de
1995
ACERSA
C/ Dos de
Maig, 445, baixos
08026 Barcelona
(BARCELONÈS)
Cap de la Delegació Territorial de
Barcelona
C/ Duc de Samotràcia, 77
08003 Barcelona
(BARCELONÈS)
1. Lectura i aprovació de l'acta
de la reunió
anterior
2.
Presentació del Pla d'inversions per a l'exercici
1996
3. Presentació al Consell dels nous caps
de les delegacions de Tarragona i Lleida
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules
