Definició
La carta és una comunicació escrita de caràcter interpersonal.
Aquesta definició general ens permetrà posteriorment de donar exemples de cadascun dels textos que podem crear sobre una estructura modèlica i que són bàsicament, el saluda, la tramesa i la petició de tramesa, la demanda de serveis, la comanda i la reclamació.
La carta és formada generalment pels elements següents:
1. Encapçalament
2. Cos de la carta
3. Peu de pàgina
Malgrat que respecteu aquesta senzilla estructura, cal encara repassar en quins subapartats es divideix i quines peculiaritats presenten pel que fa a la seva redacció.
L'encapçalament
El primer element que trobem en una carta és l'encapçalament; aquest és sovint un element preimprès en les cartes. Cal, per tant, assegurar-se bé que el text que hi haurà de figurar és correcte.
El segon element és la destinació de la carta, formada pels elements següents:
1. El nom i els cognoms de la persona a qui es destina el text
Cal evitar caure en l'error de traduir els noms i els cognoms propis de la persona a qui enviem la carta.
Malgrat això, no hi ha cap norma que privi d'intercalar una i entre els dos cognoms, encara que siguin castellans, o d'aplicar les regles d'accentuació catalana als cognoms castellans, sempre que la persona a qui es destina la carta no manifesti el contrari.
Si la comunicació s'adreça a un organisme oficial o a un funcionari, caldrà indicar-hi el càrrec o la dependència als quals s'adreça el document. Recordeu que el nom de les unitats s'ha d'escriure en majúscula.
2. L'adreça
Com en el cas dels noms de les poblacions o de les comarques, cal usar sempre les formes oficials dels carrers, que podeu trobar als nomenclàtors oficials.
Atès que no hi ha una única manera d'escriure les adreces, cal ser prudent i tenir en compte les regles següents:
a/ el nom dels carrers: podem assenyalar el nom de la via de forma sencera o abreujada, però tenint sempre en compte que cal intentar no dificultar-ne la comprensió. Per evitar això podeu usar la llista d'abreviatures de la Direcció General de Política Lingüística que trobareu al final d'aquest llibre o bé consultar la bibliografia especialitzada.
Les abreviatures més usades són les següents:
aj.
av.
b.
bda.
bl.
bxs.
c. o c/
cant.
cint.
circul.
cró.
distr.
dta.
entl.
esc.
esq.
fca.
ajuntament
avinguda
barri, barriada
baixada
bloc
baixos
carrer
cantonada
cinturó
circulació
carreró
districte
dreta
entresol
escala
esquerre -a
finca
núm.
parc.
pda.
pg.
pl.
pral.
prov.
pta.
ptge.
rbla.
s/àtic.
s/n
tel.
trav.
trv.
urb.
número
parcel·la
pujada
passeig
plaça
principal
província
porta
passatge
rambla
sobreàtic
sense número
telèfon
travessera
travessia
urbanització
Recordeu que si opteu per la forma sencera, aquesta s'ha d'escriure en minúscula. Per exemple:
avinguda de Lluís Companys
carrer d'Entença
Igualment, us recomanem consultar la llista d'abreviacions recollida al final d'aquest llibre quan hagueu d'escriure les referències de pisos i plantes.
b/ la referència al municipi, la comarca i el codi postal: cal recordar que el nom dels municipis ha de ser sempre transcrit en la forma oficial que es troba recollida a l'Ordre de 20 de desembre de 1988 (DOGC núm. 1101, de 02-02-1989), per la qual es fa pública la llista de noms oficials dels municipis de Catalunya.
Com podreu constatar, algunes presenten peculiaritats pel que fa a l'ús de l'article que cal tenir en compte.
Vegeu aquests exemples:
Ametlla del Vallès
Hospitalet
l'Ametlla del Vallès
l'Hospitalet
Us recordem també que, eliminada la divisió provincial per la Llei 6/1987, de 4 d'abril (DOGC núm. 827, de 10-04-1987), sobre l'organització comarcal de Catalunya, cal assenyalar la continuació del municipi i entre parèntesis la comarca en què es troba, sense l'article. Tot seguit hi posarem el codi postal.
Vegeu aquests exemples:
Das (Lleida)
Bagà (Barcelona)
17538 Das (CERDANYA)
08695 Bagà (BERGUEDÀ)
El cos de la carta
Dins del cos de la carta cal distingir dos elements: la salutació i el text de la carta.
Pel que fa al primer element podem dir que cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació que s'expressi en el text de la carta. Tot seguit us oferim una llista graduada:
+ formal
- formalDistingit senyor,
Distingida senyora,usat en comunicacions solemnes
Senyor,
Senyora,és el tractament més usual
Benvolgut amic,
Benvolguda amiga,usat en situacions cordials
Pel que fa a la redacció del text de la carta, la llista de recomancions pot ser llarga, però la més important és fer prevaler la claredat i la concisió per damunt de l'expressivitat i l'emotivitat. Al costat d'aquesta regla, tot seguit us n'oferim d'altres que considerem d'utilitat i que ja hem tractat en parlar dels trets generals del llenguatge administratiu català al principi del llibre.
Presentació de l'escrit:
1. Estigueu alerta amb la longitud i la claredat dels paràgrafs.
2. Utilitzeu correctament els marges. Els marges i els espais en blanc faciliten la lectura i fan destacar el text.
3. Sigueu prudents i sistemàtics en la utilització dels recursos tipogràfics per donar una imatge de major coherència.
A continuació us detallem els diversos tipus de lletra que existeixen i les funcions que fan la majoria de les vegades:
Rodona: és el tipus de lletra més usual i el que normalment apareix al llarg del text. No té cap funció especial.
Cursiva: de la mateixa mida i estil de la rodona, però de traç inclinat, s'utilitza enmig del text compost en rodona per destacar paraules o frases més importants, estrangeres o textuals.
Negreta: de traç més gruixut que la rodona, s'utilitza en títols, subtítols i en encapçalaments d'alguns paràgrafs. Enmig del text rodó no és convenient usar-la, ja que destaca massa i trenca l'harmonia del text.
VERSALETA: ÉS LA LLETRA MAJÚSCULA, PERÒ D'IGUAL ALTURA QUE LES MINÚSCULES. ES POT UTILITZAR EN PARAULES I FRASES QUE S'HAGIN DE DIFERENCIAR DE LA NEGRETA O LA CURSIVA.
4. Introduïu quan sigui necessari els filets i els quadres en els vostres impresos per facilitar-ne la lectura i la comprensió.
Estil
1. Cal evitar les fórmules expressives i recargolades quan són innecessàries i buscar solucions més simples i senzilles. Una expressió breu, clara i concisa evita sovint els malentesos i les confusions.
2. Cal usar el gerundi només quan es refereixin accions simultànies i doneu preferència a les formes actives i personals dels verbs enfront de les substantivacions o de la utilització de formes verbals adjectivals. D'aquesta manera evitarem la despersonalització i ambigüitat pròpia de les frases passives.
3. Com a norma general, recomanem eliminar els tractaments de subordinació jeràrquica o de servilisme en qualsevol mena de document i intentar ser fidels a la realitat objectiva. Si cal, i seguint el costum europeu, podem usar el tractament senyor o senyora.
4. Cal recordar que no podem elidir la conjunció que al davant d'una oració subordinada amb funció de complement directe. Si s'elideix, es resta coherència al text i s'atempta contra les regles de correcció sintàctica més simples.
5. Cal tenir cura a no fer un ús sexista de la llengua. Per això us recomanem que tingueu en compte els punts següents:
5.1. No usar formes femenines per indicar la subordinació en la referència a càrrecs.
5.2. Usar el gènere adequat en el tractament de cortesia. Si es desconeix el sexe de la persona a qui es destina el text, usarem les dues formes corresponents alhora amb la precaució que aquest fet implica la concordança de tots els elements que s'hi relacionin; si es prefereix, pot optar-se per prescindir de substantius concrets i usar mots abstractes per referir-se als càrrecs.
6. Tractaments personals
El tractament de la persona que redacta una carta pot ser la primera persona del singular (jo) quan es vol centrar la responsabilitat de l'expressió i dels fets en aquella persona, o la primera del plural (nosaltres) quan es vol remarcar el valor de la col·lectivitat.
Només és correcte usar la tercera forma del singular (ell/ella) en un tipus determinat de carta, el saluda, tant per a l'emissor com per al receptor.
Tot i que no hi ha cap regla específica per al tractament referent a la persona que rep el text, tradicionalment el llenguatge administratiu català ha tendit a usar la forma vós, forma que elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe.
7. Majúscules i minúscules
Una presència excessiva de majúscules pot dificultar la lectura i la comprensió del text. Fixeu-vos en aquest exemple:
Segons l'Acord a què es va arribar el dia 3 de Juliol de 1995, es convoca a tots els Accionistes a la Reunió que se celebrarà a la Sala número 3 del local social de l'Empresa.
I ara vegeu aquest altre:
Segons l'acord a què es va arribar el dia 3 de juliol de 1995, es convoca tots els accionistes a la reunió que se celebrarà a la sala número 3 del local social de l'empresa.
El peu de pàgina
El peu de pàgina d'una carta ha de contenir els elements següents: la fórmula de comiat, la signatura i la datació.
1. La fórmula de comiat
El comiat, com a fórmula de cortesia, presenta un seguit de variants. Cal que hi hagi, però, una correlació entre la fórmula de salutació i la de comiat, les quals han de ser també adequades al to general del document. Entre les possibles fórmules de comiat, us en detallem les següents, ordenades de màxima a mínima cortesia:
Us saludo/em amb respecte
Aprofito/em aquesta avinentesa per saludar-vos ben atentament
Ben atentament
Atentament
Cordialment
Una salutació cordial
Ben cordialment
2. La signatura
L'estructura de la signatura de la carta és la següent:
<CÀRREC>
<NOM I COGNOMS>
Recordeu que el saluda, per la seva estructura especial, no se signa sinó que només es fa la signatura sobre el nom, i no s'hi fa referència al càrrec.
Pel que fa a la referència al càrrec, cal recordar d'escriure'l sense article i en minúscules, llevat de la primera lletra. Així escriurem:
Director general de...
Inspector tècnic del Dept. de Mecànica
3. La datació
D'una manera general, l'estructura de la datació és la següent:
<MUNICIPI>, <DIA> de <MES> de <ANY>
Pel que fa a la datació us recordem que pot situar-se abans o després de la signatura, o bé a la part superior dreta del full; en tot cas, cal que sigui clara i fàcilment localitzable i que respecti sempre les regles següents:
a. Escriurem sempre el nom dels mesos en minúscula.
b. Escriurem el número de l'any sense punt entremig.
c. No escriurem mai la preposició a davant de la referència de la data.
Reus, 4 de juny de 1995
ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Dades de la persona o empresa que envia la carta
1.1. Nom i cognoms
1.2. Càrrec o empresa
1.3. Adreça
1.4. Codi postal, municipi i comarca
2. Dades de la persona a qui es destina la carta
2.1. Nom i cognoms
2.2. Càrrec
2.3. Adreça
2.4. Codi postal, municipi i comarca
3. Carta
3.1. Fórmula de salutació
3.2. Cos de la carta
4. Peu de pàgina
4.1. Fórmula de comiat
4.2. Signatura
4.2.1. Signatura
4.2.2. Nom i cognoms
4.2.3. Càrrec
4.3. Datació
4.4. Informació ocasional
MODEL DE CARTA
<nom> <cognoms>
<càrrec o empresa>
<adreça>
<codi postal> <municipi> (<comarca>)
<nom> <cognoms>
<càrrec o empresa>
<adreça>
<codi postal> <municipi> (<comarca>)
<fórmula de salutació>
<cos>
<fórmula de comiat>
(signatura)
<noms i cognoms>
<càrrec>
<municipi>, <dia> de <mes> de <any>
<informació ocasional>
EXEMPLE DE CARTA
Sra. Mercè Roca Benvolguda senyora, SERVEIS I COMERÇ, SA és ara com ara una de les organitzacions líders en la prestació de serveis a les empreses. Coneixedors de la vostra experiència en el terreny de les publicacions dedicades al sector comercial i de serveis, fet que es demostra per la qualitat i bona acollida que tenen les 8 revistes que editeu, us comunico que voldríem negociar amb vós la possibilitat que la nostra empresa disposés d'un espai en la vostra revista NOUCOMERÇ. Els nostres tècnics especialitzats ja han elaborat un plec de possibilitats de col·laboracions i no dubto que podrem trobar la manera de treballar plegats. Us saludo ben cordialment i resto, doncs, a l'espera de rebre la vostra resposta. (signatura) Director de SERVEIS I COMERÇ, SA Sabadell, 29 de juny de 1995
SERVEIS DE COMERÇ, SA
C/ Pau Casals, 4
08191 Sabadell (VALLÈS OCCIDENTAL)
Directora de PUBLICSA
C/ Entença, 20, 5è 1a
08015 Barcelona (BARCELONÈS)
Màrius Bru i Cañizares
