La forma en què s'ha escrit un text és sovint el primer condicionant que té el lector respecte d'un document i pot fer que perdi l'interès en la seva lectura o, en tot cas, que en dificulti la comprensió.
Per evitar això us fem les recomanacions següents:
1. Estigueu alerta amb la longitud i la claredat dels paràgrafs. A aquest efecte, caldrà saber quantes i quines matèries volem tractar en aquell escrit i disposar-les amb ordre i de la manera més independent possible en paràgrafs curts. Recordeu que el punt i a part té la funció de separar idees i donar independència a les informacions que conté l'escrit.
2. Utilitzeu correctament els marges. Els marges i els espais en blanc faciliten la lectura i fan destacar el text.
Hi ha diversos tipus de marge per a cada tipus de text, però com a norma general podem dir que el marge esquerre i el superior no han de ser menors de 3 centímetres, i el marge inferior i el dret, de 2 centímetres.
3. Sigueu prudents i sistemàtics en la utilització dels recursos tipogràfics. Cal evitar usar tipus o mides diferents de lletra per posar un mateix tipus d'informació en un text ja que aquest fet pot desorientar el lector.
A continuació us detallem els diversos tipus de lletra que existeixen i les funcions que fan la majoria de les vegades:
Rodona: és el tipus de lletra més usual, de traç vertical i que normalment apareix al llarg del text. No té cap funció especial.
Cursiva: de la mateixa mida i estil que la rodona, però de traç inclinat, s'utilitza enmig del text compost en rodona per destacar paraules o frases més importants, estrangeres o frases textuals.
Negreta: de traç més gruixut que la rodona, s'utilitza en títols, subtítols i en encapçalaments d'alguns paràgrafs. Enmig del text rodó no és convenient usar-la, ja que destaca massa i trenca l'harmonia del text.
VERSALETA: és la lletra majúscula, però d'igual altura que les minúscules. Es pot utilitzar en paraules i frases que s'hagin de diferenciar de la negreta o la cursiva.
4. Introduïu quan sigui necessari els filets i els quadres en els vostres impresos. Els filets són les línies verticals o horitzontals que, depenent de la seva disposició i gruix, compleixen diverses funcions: marcar l'espai on cal posar les dades sol·licitades, separar columnes d'informació, etc.
Els quadres són aquells espais emmarcats destinats generalment a la informació que identifica l'escrit, tal com la referència del servei o de l'expedient en una circular.
