Sovint l'estil s'ha definit com la manera d'expressar un pensament de forma oral o escrita. L'estil d'un escriptor condiciona molt la comprensió que pot tenir un lector del seu text.
Pel que fa a la documentació d'una empresa, que respon a un registre formal, aquesta llibertat expressiva queda molt restringida: la nostra documentació ha de disposar d'un contingut precís i d'una expressió clara i no pot sacrificar aquestes dues característiques a favor d'un estil o un altre.
Per aconseguir fer homogeni l'estil de la vostra documentació us recomanem que tingueu en compte els aspectes següents:
1. Cal evitar les fórmules expressives recargolades quan són innecessàries i buscar solucions més simples, ja que una expressió breu, clara i concisa evita sovint els malentesos i les confusions.
Compareu, per exemple, la redacció d'aquestes dues cartes:
Exemple 1
Sentint-me molest per la seva falta de
responsabilitat i no havent-ne rebut resposta de
l'escrit de referència AV/jp.3, de data 24 de novembre de 1994,
li faig saber que, si no hagués rebut resposta a aquesta carta
abans de 10 dies o no hagués rebut la mercaderia que em falta,
emprendré actuacions legals pel que fa al lliurament de 18
ordinadors (4, del model A; del model B amb impressora de 12 agulles i
12, del model A-2 amb impressora làser) ja que no es van
respectar ni les dates acordades ni les condicions estipulades en
l'albarà 435/94. Finalment, vull dir-li que considero,
tenint en compte la nostra vella relació laboral, el no respectar
els acords comercials gairebé com un ultratge
personal. (signatura) Mariona Rubert i Soriano Lleida, 10 de gener de 1995
Senyor Marc Solsona i
Estruch,
Directora
Exemple 2
Atès que no he rebut resposta del meu
escrit de referència AV/jp.3, de data 24
de novembre de 1994, em permeto escriure-us per segona vegada en
relació amb el lliurament de 18 ordinadors, el qual no es va
realitzar en les dates acordades ni en les condicions estipulades en el
full de comanda núm. 435/94. Tenint en compte la nostra antiga
relació laboral, considero gairebé com un ultratge
personal que no hagueu respectat el nostre acord comercial. Em sento
molt molesta per la vostra falta de responsabilitat i us comunico que,
si en el termini de 10 dies a comptar de la data de recepció
d'aquesta carta certificada, no disposo de la mercaderia que em falta o
d'una comunicació satisfactòria, emprendré les
actuacions legals pertinents. (signatura) Mariona Rubert i Soriano Directora Lleida, 10 de gener de 1995 PD: Adjunto a aquest document
fotocòpia del full de comanda 435/94,
en què es recullen les especificacions tècniques dels 18
ordinadors.
Senyor Solsona,
2. Com a recomanació general defugirem fer un ús abusiu del gerundi dins d'un text. El gerundi té com a funció única expressar que les dues accions que relaciona es realitzen al mateix temps.
El llenguatge administratiu català prefereix l'ús de formes personals i actives dels verbs (saludem, considero, escric, etc.) i defuig tant les substantivacions (el saludar-vos, el considerar, l'escriure-us, etc.) com la utilització de formes verbals adjectivals (saludant-vos, considerant, escrivint, etc.) quan no és imprescindible, ja que la utilització incorrecta del gerundi pot entorpir la comprensió del text.
Vegeu aquests dos exemples extrets del punt anterior. En el primer s'usen tres formes de gerundi –dues d'una manera incorrecta– i una d'infinitiu substantivat; en el segon només apareix un gerundi i les expressions errònies han estat substituïdes per unes altres de correctes.
Exemple 1
Finalment, vull dir-li que considero,
tenint en compte la nostra vella relació, el no
respectar els acords comercials gairebé com un ultratge
personal.
Sentint-me molest per la seva falta de
responsabilitat i no havent-ne rebut resposta de l'escrit de
referència AV/jp.3, de data 24 de novembre de 1994, li faig saber
que (...) emprendré actuacions legals.
Exemple 2
Tenint en compte la nostra antiga
relació laboral, considero gairebé com un ultratge
personal que no hagueu respectat el nostre acord comercial. Em sento
molt molesta per la vostra falta de responsabilitat i us comunico que
(...) emprendré les actuacions legals pertinents.
Atès que no he rebut resposta del meu
escrit de referència AV/jp.3, de data 24
de novembre de 1994, (...).
3. Com a norma general evitarem utilitzar frases en passiva, ja que sovint despersonalitzen l'expressió i dificulten la comprensió del text, i usarem frases en activa.
4. Com a norma general recomanem eliminar els tractaments de subordinació jeràrquica o de servilisme en qualsevol mena de document.
Pel que fa a la documentació usada en la relació amb l'Administració, volem insistir en aquest fet ja que, atès que vivim dins d'una societat democràtica, la relació que s'estableix entre el ciutadà i l'Administració ha de ser, si no cordial, almenys equilibrada. A aquest efecte, cal evitar usar adjectius afalagadors; si és imprescindible usar algun tractament protocol·lari, cal ser prudent i escollir el tractament correcte segons el càrrec o la dignitat del destinatari. En general, és preferible usar un tractament neutre com senyor o senyora si es desconeix el tractament que cal usar.
5. Cal evitar l'omissió de la conjunció que introductora d'una operació subordinada amb funció de complement directe. Aquesta pràctica, que és pròpia del llenguatge administratiu castellà, resta coherència al text i atempta contra les regles de correcció sintàctica més simples.
Així doncs, direm:
«Us demanem que ens feu una còpia certificada (...)»
«Adjunto a aquest escrit un model d'imprès que crec que us pot ser útil (...)»
6. És preferible redactar frases curtes i senzilles a pretendre reunir cinc idees en una sola frase.
Vegeu, per exemple, aquestes dues redaccions d'una sol·licitud adreçada a l'Administració:
Exemple A
Demano que, havent exposat
que, com a
conseqüència de l'expedient que va fer es dictés una
resolució de data 14 de maig, no estic conforme amb aquella
resolució esmentada, es realitzi la revisió de l'expedient
43/94 ja esmentat.
Exemple B
Que el dia 14 de maig es va dictar
resolució per a l'expedient
43/94. DEMANO Que es realitzi la revisió d'aquest
expedient.
EXPOSO
Que em
manifesto en contra d'aquesta resolució.
Vegeu, ara, aquestes dues redaccions d'una declaració adreçada a l'Administració:
Exemple A
Declaro, que per
aconseguir l'acolliment
al SIMEC, no en tinc cap mena de deute amb la Generalitat.
Exemple B
Declaro, per tal poder-me
acollir a
l'ordre de subvencions del programa SIMEC, que no tinc cap deute per cap
concepte amb la Generalitat.
7. Cal estar alerta amb diversos verbs que són d'ús comú en el llenguatge administratiu i que, sovint, s'usen incorrectament. Per exemple:
castellà
català exemple
nombrar
anomenar
«Només hi va fer una
al·lusió, sense anomenar-lo»
nomenar
«Avui han nomenat el nou director
general»
señalar
assenyalar
«Aquesta notificació
assenyala com a termini màxim de recurs el dia 10 de
juny»
senyalar
«Cal senyalar totes les capses
que
continguin productes perillosos»
atender
atendre
«Cal atendre els clients amb
amabilitat»
atenir-se
«Cal que les persones
que sol·licitin permisos s'atinguin a la normativa recollida
al Decret 43/1992»
cumplimentar
complimentar
«L'alcalde va ser complimentat per les
autoritats en baixar de
l'avió»
emplenar
«Empleneu, si us plau, els buits
amb les vostres dades»
personarse
presentar-se
«Els inspectors es van presentar
sense avís»
personar-se
«Les persones implicades en el
procés judicial han de personar-se en la sala
3a»
emplaçar
emplaçar
«Han decidit emplaçar
l'estàtua al mig del parc»
citar a
«El jutge ha citat a compareixença
els inculpats en aquest procés»
