En la redacció de qualsevol document cal distingir dues persones –qui el redacta i qui el rep– i usar les formes correctes per referir-nos-hi.
A/ qui redacta el text: com a norma general i llevat de la invitació i del saluda, us recomanem que ho feu en primera persona del singular i deixeu de banda la tercera persona, que comporta una despersonalització del missatge:
Josep Graupera i Solanes, declaro no haver tingut cap relació amb els fets dels quals se m'acusa...
B/ qui rep el text: tot i que no hi ha cap regla única referent a això, és preferible usar la forma vós, que és més genuïna del llenguatge administratiu català i que, a més, elimina la possibilitat de discriminar el lector per raó del seu sexe, a la forma vostè, més pròpia del castellà i que no evita la discriminació.
Vegeu aquest model de carta que serà tramesa a tots els accionistes –homes i dones– d'una empresa:
Em plau convidar-lo a la
presentació del balanç econòmic de les activitats
de la nostra empresa de l'any 1994. Igualment, em plau informar-lo
que l'acte se celebrarà a la sala d'actes de la nostra
empresa el dia 24 de febrer. Tot desitjant veure'l ben aviat, m'acomiado de vostè afectuosament.
Benvolgut senyor,
I vegeu ara aquest altre en què s'ha eliminat la discriminació:
Em plau convidar-vos a la presentació del balanç econòmic de les activitats de la nostra empresa de l'any 1994. Igualment, em plau informar-vos que l'acte se celebrarà a la sala d'actes de la nostra empresa el dia 24 de febrer. Tot desitjant veure'us
ben aviat, m'acomiado de vós afectuosament.
Benvolgut/uda senyor/a,
